Tra pochi giorni entrerà finalmente in produzione l'integrazione con il Libro Firma che i Direttori e noi stessi aspettavamo. Appena disponibile in produzione ve ne darò prontamente informazione; è importante però che ci siano alcune informazioni e azioni preventive.

Questa integrazione, e quella che prossimamente arriverà con il Protocollo, portano il tool dei seminari e collaborazioni a un livello operativo pressoché completo per gestire tutta la fase di istruzione della pratica con le relative integrazioni agli applicativi funzionali alla fase istruttoria; per quanto riguarda l'integrazione con la fase contabile, occorre attendere per verificare quale sarà la strada ottimale da

intraprendere dal punto di vista sia degli sviluppi informatici necessari, sia del miglior flusso operativo possibile, in ottica di evitare replicazioni di informazioni e ridurre il rischio di errori. 

Il gruppo di esperti di dominio di questo applicativo sta monitorando l'evoluzione dell'iter che riguarda gli autonomi e, insieme alla DSI, sta cercando di ottimizzare prontamente il funzionamento di tutti gli applicativi toccati dall'entrata in funzione di Zucchetti.

Come dicevo, l'integrazione con il Libro Firma sarà operativa dalla prossima settimana, ma prima ci sono alcuni accorgimenti che tutti dovremo mettere in atto perchè sia funzionante:

• potrebbe sembrare scontato, ma magari non lo è, tutti i Direttori di struttura devono avere la firma remota associata al Libro Firma;
• tutti i Direttori delle strutture dovranno fare il logout e un nuovo login sul portale e sull'applicativo: questo è necessario per andare a compilare il corretto campo username necessario per lo spostamento corretto delle pratiche da un applicativo ad un altro.

Come cambieranno le cose per i Direttori?

Con l'integrazione, i Direttori potranno evitare di scaricare e ricaricare i moduli da firmare sul tool: accedendo direttamente al Libro Firma per le firme richieste dalla loro normale attività troveranno automaticamente anche le pratiche di seminari e collaborazioni. Una volta firmate, così come capita per rda, verranno automaticamente rispedite sul tool seminari e collaborazioni all'attenzione dell'ufficio seminari.

Insieme all'integrazione sono state apportate diverse migliorie che sono state richieste in parallelo; ve le elenco qui sotto per opportuna conoscenza. Le principali sono: l'aumento del peso dei pdf caricabili perchè ad alcuni dava qualche problema, l'intestazione delle email così da capire subito a chi sono indirizzati; inoltre sarà possibile scaricare la modulistica così che se un ospite/tutor ha perso il diario di attività sarà possibile reperirlo tra la modulistica e, infine, il ridimensionamento automatico delle immagini derivanti dalla scannerizzazione dei documenti per evitare che venissero tagliati.

Per finire, vi comunico le nuove grandezze per i documenti da caricare qualora vi venissero richieste:

800 kb per il documento ospite
2 Mb per il CV ospite (perchè tanto rimane caricato solo sul documentale e non forma altri pacchetti di documenti da caricare o inviare)
Richiesta di codice fiscale 3 Mb
Richiesta codice fiscale firmata e protocollata 3 Mb
Invito ospite 3 Mb
Invito ospite firmato e protocollato 3 Mb
Inquadramento fiscale 400 kb
Tutti gli altri documenti 1 Mb
Colgo l'occasione per ringraziare il gruppo di lavoro degli esperti di dominio che in questi ultimi 2 mesi ha dato un apporto basilare e in emergenza per testare e rendere funzionale tutto l'iter degli ospiti.

Un grosso grazie va a tutte le persone facenti parte dei vari servizi della DSI e a Francesco Cantini della Namantis perchè con un enorme lavoro di squadra hanno risolto dei problemi di sviluppo per nulla semplici e in pochissimo tempo. Condivisione e competenza sono state le parole chiave di questo lavoro di squadra, sia degli esperti di dominio che della DSI e sviluppo.

Di seguito trovate le migliorie risolte punto per punto.

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SEM-83 *

Tutte le notifiche email indirizzate al profilo "Ufficio Seminari" sono ora differenziate per stato di avanzamento raggiunto dalla pratica, ospite invitato ecc.
Nelle strutture in cui tale profilo (Ufficio Seminari) sia ripartito tra più persone, sarà quindi possibile attivarsi o meno, sulla base del tipo di notifica email ricevuta.

SEM-96 *

La pagina per il download della modulistica, facente parte della configurazione del Tool (Modulo di Inquadramento Fiscale eng/ita, Relazione Attività Ospite e Riepilogo Spese, Istruzioni di compilazione ecc.), è stata aggiunta nella sezione Admin ed è raggiungibile con la sequenza:

ADMIN -> UTILITÀ -> MODULISTICA

SEM-100 *

Il Work Flow del Tool è stato modificato introducendo il concetto di "passaggio esterno" di uno step.
Tale concetto trova espressione in quei passaggi in cui determinate operazioni vadano svolte su sistemi o piattaforme esterni al tool (es. Librofirma, Protocollo ecc.).
In tali step, il flusso di esecuzione viene arrestato al momento in cui il tool passa al sistema remoto il materiale da processare e riattivato al momento della riconsegna del materiale processato.
In tali step, la cui gestione della pratica è affidata ai meccanismi software predisposti allo scopo, viene inibita la possibilità di cambiare forzatamente lo stato della pratica (nella sezione ADMIN), in quanto questo tipo di forzatura produrrebbe inevitabilemente il disallineamento del tool, col sistema remoto di interazione.

SEM-101 *

Nella sezione ADMIN, nella schermata di modifica dello stato della pratica, è stata aggiunta e messa in evidenza una nota per spiegare che un uso non consapevole della funzione di forzatura dello stato di workflow della pratica potrebbe portare a messaggi di errore che bloccheranno la pratica. In mancanza di operazioni oculate infatti, la pratica potrebbe essere collocata in stati di workflow inconsistenti col naturale flusso di lavorazione o magari incompatibili coi dati raccolti nel "fascicolo virtuale" della procedura (in pratica mancano i metadati per poter creare i modelli del documentale).

SEM-103 *

Le email che notificano al Direttore della  Struttura che è richiesta la firma dell'Invito Ospite (ed eventualmente della Lettera per Agenzia Entrate), sono state diversificate, a seconda che l'operazione di firma digitale debba avvenire localmente (nel Tool) oppure su piattaforma di firma digitale remota (ad es. Librofirma). La scelta del tipo di notifica avviene automaticamente a seconda della configurazione corrente del sistema.

SEM-105 *

I seguenti documenti:

    Lettera invito ospite;
    Richiesta attribuzione Codice Fiscale;

recano ora, a fini estetici, la firma scannerizzata del Direttore sulla prima pagina, laddove precedentemente era prevista l'apposizione del glifo di firma digitale.

SEM-106 *

I documenti che il tool mette ora in firma su piattaforma remota, sono accompagnati da una configurazione in base alla quale, la firma digitale viene eseguita senza apporre sul documento il relativo glifo.
La firma digitale sarà quindi visibile, esclusivamente usando gli  usuali strumenti di verifica del documento pdf.

SEM-115 *

La generazione automatica dei modelli di documento pdf, è ora eseguita dal Tool in modo che, laddove ci sia la necessità di inglobare immagini di dimensioni eccessive, come ad esempio la foto del passaporto dell'Ospite, una funzione automatica provveda ad un corretto ridimensionamento.
Saranno così evitati errori di rappresentazione, come ad esempio la fuoriuscita dell'immagine dai bordi della pagina.