PROTOCOLLO INFORMATICO
Le Pubbliche Amministrazioni hanno l’obbligo di effettuare la registrazione informatica di tutti i documenti prodotti ed acquisiti, in conformità a quanto stabilito nelle Linee guida emanate dall’AGID ed entrate in vigore il 1 gennaio 2022, che costituiscono la versione aggiornata delle regole tecniche in materia di formazione, protocollazione, gestione e conservazione del documento informatico, già precedentemente regolate nei DPCM del 2013 e 2014.
Nell’ambito di ciascuna Area Organizzativa Omogenea dell’Ente, in seno all’Unità Organizzativa di Servizio/Direzione è costituito l’Ufficio Protocollo i cui compiti sono:
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garantire le operazioni di registrazione e di segnatura del protocollo di tutti i documenti in ingresso e in uscita;
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seguire il regolare ripristino della funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie;
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curare le operazioni di annullamento di registrazioni effettuate autorizzate dal RGD;
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aprire e chiudere il registro di emergenza autorizzato dal RGD, curandone la conservazione dei dati in attesa del riversamento nell’applicativo di protocollo informatico dopo il ripristino del sistema;
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Garantire il riallineamento dell’archivio di protocollo dopo la compilazione del registro di emergenza.
Alla guida delle attività di gestione del protocollo informatico e dell’archivio di ciascuna AOO è posto un Responsabile (Responsabile della gestione documentale) che è anche responsabile del servizio di protocollo.
L’attività di coordinamento del protocollo informatico di tutte le AOO è a carico di Antonella Mancuso, CNGD (Coordinatore Nazionale della Gestione Documentale), il cui compito è garantire una gestione unica dei documenti secondo criteri uniformi di classificazione ed archiviazione. D’intesa con il RTD e con il RC è stato redatto il nuovo Manuale della Gestione Documentale, entrato in vigore il 1 febbraio 2022, e pubblicato sul sito dell’Amministrazione Centrale:
Amministrazione Trasparente / Disposizioni generali / Atti generali / Atti amministrativi generali
Il sistema di protocollo informatico utilizzato, è la soluzione MDM Document Management System basato su piattaforma Alfresco.