È stata creata la nuova lista degli amministratori locali del tool Seminari e Collaborazioni.
Questa lista servirà a fornire l'elenco degli aggiornamenti e migliorie effettuate che sarà inviato nel giorno del rilascio degli stessi.
Non sostituisce ovviamente il sistema di ticketing per i vari problemi che si trova nel sistema di ticketing Jira, sotto seminari e collaborazioni; per quanto riguarda la parte di Oracle è necessario il ticket su EBS, mentre per il tool c'è la parte web.
Nelle settimane passate ci sono stati 2 rilasci di migliorie e aggiornamenti di seguito illustrati.
Rilascio 1
- Durante l'inserimento dei dati di una "COLLABORAZIONE", il richiedente non è più obbligato a compilare il campo "Ufficio Ospite", per dare indicazioni sul luogo in cui la persona risiederà prevalentemente, durante la sua permanenza presso la struttura.
- In fase di compilazione della "RICHIESTA", il richiedente è ora tenuto ad inserire le date presunte di arrivo e partenza dell'ospite. I nuovi campi sono rispettivamente denominati "Ospite arrivo presunto" e "Ospite partenza presunta".
- Per l'Ufficio Seminari, nel passaggio "APPROVAZIONE AMMINISTRATIVA" viene ora mostrata a schermo una piccola tabella riassuntiva per evidenziare (in verde o in rosso) la corrispondenza o meno degli importi che si va a confermare, con quanto approvato dai responsabili fondi.
Nelle configurazioni della propria Struttura, è stato quindi aggiunto un flag che se non spuntato, imporrà che gli importi approvati dall'Ufficio Seminari non eccedano la spesa approvata dai responsabili fondi.
In caso di flag non spuntato e spesa maggiorata, la pratica non potrà procedere ma dovrà essere rimandata al richiedente, affinché provveda a farsi autorizzare una maggiorazione della spesa.
Nel caso invece in cui gli importi confermati dall'Ufficio Seminari siano inferiori a quelli approvati dai Resp. Fondi, il sistema permetterà invece di procedere. Permane comunque per l'Ufficio Seminari la possibilità di rimandare la pratica al richiedente per richiedere direttamente una riduzione degli importi ed ottenere così la piena sovrapposizione tra spese stimate (dal richiedente), approvate (dai Resp. Fondi) e confermate (dall'Ufficio Seminari). - Nel passaggio "RACCOLTA DATI OSPITE", e contestualmente alla compilazione del "Modulo di Inquadramento Fiscale e Contributivo" è stato aggiunto un link per il download di un documento pdf contenente le istruzioni di compilazione.
A tale scopo, nella sezione di configurazione del tool (visibile solo ai Conf. Naz.), sono stati aggiunti questa nuova tipologia di file (IN VERSIONE ITALIANA ED INGLESE) ed il relativi meccanismi di caricamento. - In fase di "CONVALIDA TUTOR", in cui il tutor già si occupa di convalidare l'attività scientifica svolta dall'ospite, è stato aggiunto l'upload di un nuovo documento denominato "Scansione Ricevute". Il documento sarà costituito da un file PDF in cui compaia un'immagine di tutte le ricevute delle spese (ammissibili) sostenute dall'ospite, durante la sua permanenza presso la Struttura.
L'upload di tale documento, da parte del tutor, non sarà sistematico ma si avra' quando espressamente richiesto dall'Ufficio Seminari, in sede di configurazione dell'invito (nello step denominato "PREPARAZIONE INVITO").
Il documento di sistema "Relazione Attività Ospite" (la cui cura è a carico dei Configuratori Nazionali), è stato trasformato in "Relazione Attività Ospite e Riepilogo Spese". In fase di "CONVALIDA TUTOR", andrà quindi compilata (a cura del tutor) non solo la parte inerente il corretto svolgimento dell'attività scientifica ma anche la successiva sezione di riepilogo, delle spese (ammissibili) sostenute dall'ospite. - L'email con cui il tutor viene invitato a svolgere il passaggio "CONVALIDA TUTOR", e' ora stata integrata con una serie di istruzioni dettagliate, relative alle operazioni da svolgere in questa fase che lo riguarda.
- È ora possibile per il Richiedente, in fase di "COMPILAZIONE RICHIESTA" esegure nella sezione "DOCUMENTALE" della pratica, l'upload del documento "Curriculum vitae ospite". Il documento così anticipato, esonererà l'ospite dal doverlo caricare durante la fase di "RACCOLTA DATI OSPITE". In tale passaggio, resta comunque possibile per l'ospite vagliare e/o sostituire il documento in questione, se lo ritenga opportuno. In caso il richiedente non anticipi il CV dell'ospite, nulla cambia rispetto alla procedura preesistente e sarà l'ospite stesso a doverlo caricare a sistema.
- Le diciture della Privacy Policy accettata dall'ospite in sede di "RACCOLTA DATI OSPITE", sono state aggiornate (sia nella versione italiana che inglese) per sottolineare maggiormente, che tale disciplina si applica in ugual misura sia ai dati raccolti a schermo sia a quelli presenti in qualunque documento, caricato dall'ospite nel sistema (ad es. il CV).
- Al fine di migliorarne l'intelleggibilità, nei contesti pertinenti l'operato dell'Ufficio Seminari, ogni volta che a schermo appare una "Voce di Spesa", essa è ora accompagnata dal rispettivo Codice SIOPE di riferimento. Quanto detto, vale anche per la guida "online" (associata ad ogni voce) e per i menù a tendina dai quali le voci di spesa possano essere selezionate.
Rilascio 2
- Nel passaggio RACCOLTA DATI OSPITE, le istruzioni ad uso dell'ospite, relative al passaggio in cui questi scarica, compila e ricarica il modulo di inquadramento fiscale e contributivo, sono state rese più dettagliate.
- Si è introdotto per ciascuna Struttura INFN l'obbligo di assegnare, nella propria configurazione locale del Tool, il ruolo di RSPP (Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione).
La configurazione può essere effettuata in SYSTEM -> CONFIGURAZIONE LOCALE -> CONFIGURA -> Incarichi -> RSPP.
ATTENZIONE!
Questa configurazione è obbligatoria e va effettuata il prima possibile, altrimenti il sistema, trovando il dato mancante, impedirà l'apertura di nuove pratiche.
Il ruolo di RSPP, opportunamente configurato, permetterà inoltre al sistema di includere la persona che lo riveste tra i destinatari dell'email che il sistema invia per notificare ai responsabili delle Aree ad Accesso Controllato o Ristretto che l'ospite avrà bisogno di accedere tali luoghi. - In fase di COMPILAZIONE RICHIESTA di una nuova pratica, è ora possibile proporre un TUTOR per l'ospite, diverso dal richiedente. La proposta avviene selezionando un nominativo dall'apposito menù a tendina.
Rimane comunque possibile per qualsiasi richiedente, proporre se stesso come Tutor. - Da ora, ciascuna Struttura INFN ha la possibilità di definire una propria lista di persone che possano avere la qualifica di TUTOR per un ospite di Seminari e/o Collaborazioni Scientifiche.
La configurazione di tale lista può essere effettuata nella in SYSTEM -> CONFIGURAZIONE LOCALE -> CONFIGURA -> Incarichi -> Tutor degli ospiti. - Si è introdotto nella scheda di configurazione INVITO una nuova casella di spunta, per annotare la necessita di attivare un'opportuna copertura assicurativa per l'ospite.
Si è inoltre creato un nuovo tipo di ALLEGATO denominato "Copertura assicurativa" per accogliere (ove previsto), un documento pdf a riprova dell'avvenuta attivazione della copertura assicurativa.
L'upload di detto nuovo file, avverrà nel passaggio BUROCRAZIA OSPITE, a cura dell'Ufficio Seminari e solo nel caso in cui l'invito (come già detto) veda spuntata la relativa casella. - Il sistema è ora in grado di accettare l'upload di documenti firmati digitalmente, con codifica della firma di tipo 'p7m'.
Nello specifico, gli allegati interessati sono "Richiesta Codice Fiscale firmata " e "Richiesta Codice Fiscale firmata e protocollata" il cui upload compete rispettivamente al Direttore (nello step di workflow "FIRMA INVITO") ed all'Ufficio Seminari (nello step di workflow "INVITO OSPITE"). - Nel caso in cui si voglia modificare lo stato di workflow di una pratica, usando le funzionalità: ADMIN -> Stato Pratica -> Modifica (tasto "Matitina"), sarà ora possibile osservare che nel caso in cui si voglia impostare come nuovo stato "APPROVAZIONE ECONOMICA", il sistema pretenderà dall'operatore di specificare il nominativo preciso del Responsabile Fondi a cui deve essere collocata la pratica.
La selezione del Resp. Fondi, avverrà tramite menù a tendina, predisposto dal sistema in maniera contestuale alla pratica in esame.
Come tutte le modifiche apportate alla pratica dalla sezione ADMIN, si invita ad operare anche in questo caso, solo quando si abbia piena cognizione dell'azione e relative conseguenze. - È stato inserito un nuovo tipo di modello di documento denominato "Locandina Seminari". Tale documento, presente solo in caso di richiesta "seminario" è generato automaticamente dal sistema, sulla base delle informazioni eventualmente inserite dal richiedente. Il documento potrà essere fatto circolare in prossimità della presentazione del/dei seminario/i, a discrezione dell'Ufficio Seminari.
Al momento, la Locandina Seminari, è accessibile nella sola modalità ADMIN della pratica, come "Modello" nella sezione DOCUMENTALE"". Futuri sviluppi saranno rivolti ad armonizzare la presenza di questo documento anche nella parte TOOL del sistema ed alla possibilità di divulgarlo automaticamente su una mailing list dedicata. - È stato introdotto il profilo "Supervisore" a livello nazionale che è ricoperto da chi gestisce i ticket di primo livello relativo al tool (attualmente sono io).
A tale ruolo è associata la possibilità di ricercare, accedere ed eventualmente modificare qualunque pratica del Tool. Tali funzionalità permettono quindi un migliore supporto nella fase di assistenza agli utenti, garantendo a chi debba dare supporto, l'accesso diretto ad una pratica con problemi e, successivamente, autonomia di modifica.
Restano ovviamente possibili, forme di assistenza più tradizionali e "didattiche", basate ad es. sulla condivisione dello schermo ed istruzioni impartite da remoto all'assistito.
Si prega di porre attenzione alla configurazione della figura dell'RSPP perchè attualmente tutte le strutture sono nuovamente diventate non operative (in rosso) a causa di questa mancanza. Per lo stesso motivo non potrete operare sulle pratiche già aperte.