FAQ relative al PROTOCOLLO INFORMATICO
- Possono essere creati nuovi titoli o nuove classi nel Titolario di classificazione dell'INFN?
No, non possono essere creati nuovi titoli o nuove classi nel Titolario di classificazione dell'INFN.
Il Titolario è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti di archivio, in base alle funzioni del nostro Ente. Risulta essere uguale per tutte le strutture e pertanto immodificabile.
La creazione di nuovi titoli o nuove classi creerebbe una NON uniformità del nostro piano di classificazione riportato come allegato al manuale di gestione documentale INFN.
- Dove posso trovare il nuovo Manuale della Gestione Documentale?
Il nuovo Manuale della Gestione Documentale, entrato in vigore il 1 febbraio 2022, è pubblicato sul sito dell’Amministrazione Centrale:
Amministrazione Trasparente / Disposizioni generali / Atti generali / Atti amministrativi generali
- Quali sono i titoli inclusi nel Titolario di classificazione dell'INFN?
I titoli del nostro titolario sono SOLO ESCLUSIVAMENTE QUESTI, ad eccezione delle Direzioni di AC che per esigenze interne hanno anche il titolo XIV Documenti condivisi che include fascicoli provvisori per documentazione da riclassificare successivamente.
PIANO DI CLASSIFICAZIONE:
I - Attività Istituzionale e GovernanceII - Organi di governo, Pianificazione, OrganizzazioneIII - Programmazione, Audit, valutazione, performance, trasparenza e anticorruzioneIV - Attività giuridico-legaleV - Gestione e valorizzazione delle risorse umaneVI - Sistema di gestione documentale e Sistema InformativoVII - Informazione e comunicazioneVIII - Attività di Ricerca e sviluppo scientifico e tecnologicoIX - Attività di formazioneX - Finanza e contabilitàXI - Procedure di evidenza pubblica e Contratti pubbliciXII - Patrimonio e gestione dei beniXIII - Sicurezza nei luoghi di lavoro - È necessario, in fase di protocollazione, inserire anche gli allegati al documento principale?
In fase di protocollazione, qualora il documento principale sia corredato da allegati, è necessario inserire gli stessi nel campo "allegati".
Il documento principale ed i relativi allegati fanno parte del stesso fascicolo; pertanto un documento principale non può esserne sprovvisto.
Gli allegati si devono descrivere sommariamente nel campo note dove si va a riportare anche il numero (per es. 1 allegato; 2 allegati…e così via); qualora un documento ne sia sprovvisto va compilato il campo note con scritto “zero” (0).
- Come va compilato il campo "Oggetto"?
Il campo oggetto obbliga l’operatore di protocollo ad inserire almeno trenta caratteri non ripetibili (compresi di spazio).
La domanda da porsi quando si compila il campo oggetto è la seguente: “con quali parole significative potrà essere ricercato il documento che sto protocollando”?
Bisogna trovare il giusto equilibrio tra due esigenze opposte: da una parte la sintesi, dall’altra parte l’analisi come necessità di offrire in modo puntuale e inequivoco le informazioni necessarie perché tutti possano essere in grado di capire il testo di un documento dalla lettura del suo riassunto (l’oggetto).
Per maggiori approfondimenti al riguardo, si rimanda al seguente link: https://www.procedamus.it/8-eventi/425-albadiauroralibro2023.html
- Come posso utilizzare la rubrica di MDM?
Quando compiliamo i campi “mittente” in caso di documenti in entrata, e “destinatario” in caso di documenti in uscita, dobbiamo verificare che il contatto non sia già presente in rubrica, e qualora sia presente, evitare le duplicazioni come si vede in schermata:
Se ci ritroviamo nel caso di contatti uguali ripetuti, dobbiamo unirli e creare un contatto unico, cliccando sul simbolo “arancione”, di “unisci”. (vedi A.C.F. Coop. Ar.l. ripetuto tre volte).
Una volta cliccato sul tasto unisci, appariranno i contatti da unire; si spunteranno le caselle in alto a sinistra dei contatti uguali, al termine si cliccherà sul tasto blu in alto a “sinistra” “unisci contatti”.
- Come inserire l’importo quando si protocolla una fattura?
Quando si protocolla una fattura, al momento dell'inserimento dell'importo è importante usare come separatore decimale il punto “.” e non la virgola “,” altrimenti il sistema non genererà la protocollazione della fattura.