L'integrazione del Tool Seminari e Collaborazioni Scientifiche con il Libro Firma è da oggi attiva.
Come funzionerà l'integrazione?
Una volta che avrete composto l'invito come Ufficio Seminari, inoltrerete la pratica alla firma digitale del Direttore; l'invito (ed eventualmente anche la richiesta codice fiscale) verrà automaticamente caricato sul Libro Firma, il Direttore provvederà a firmarlo e, con lo stesso automatismo, il documento verrà ricaricato sul Tool Seminari. L'Ufficio Seminari quindi lo troverà nel documentale pronto per la protocollazione. Durante questo processo, per evitare qualsiasi disallineamento con il Libro Firma è inibita la facoltà di forzare lo stato della pratica da Admin; solo dopo che il documento sarà tornato firmato nel documentale, sarà nuovamente possibile agire come admin nei passaggi da uno stato all'altro. Ovviamente il Direttore, salvo imprevisti, dovrebbe essere avvisato tramite notifiche email della pratica sul Libro Firma alla sua attenzione, pertanto non avrà più il pensiero di passare dal Tool Seminari, se non per le autorizzazioni.
Se dovessero esserci problemi nel recupero dei documenti (mancanza di rete, aggiornamenti dei tool ecc.ecc.) è possibile seguire la seguente procedura:
Se il documento è già stato firmato dal Direttore, ma non è tornato indietro dal Libro Firma sul Tool Seminari: coloro che operano nell'Ufficio Seminari avranno sul lato sinistro della pagina un tasto denominato "Passaggi Esterni", individuano la pratica, cliccano sull'occhietto, verificano che effettivamente sia firmata, passano in modalità "admin", cliccano sul pulsante "tenta riallineamento sistemi" a disposizione a fondo pagina e la recuperano manualmente. Troveranno l'invito firmato (ed eventualmente anche la richiesta codice fiscale firmata) nel documentale, come al solito.
Per qualunque altro problema di avanzamento della pratica aprite un ticket o, se urgente, scrivete a Simona Bortot su Teams e provvederà a sbloccarvi la pratica. Una volta sbloccata la pratica, la ritroverete nello stato di firma digitale invito; potrete inviarla manualmente oppure rispedirla sul libro firma automaticamente.
Si ricorda che il sistema di ticketing è il sistema più idoneo per comunicarci qualsiasi problema inerente l'iter dei seminari e collaborazioni; sarà nostra cura (insieme a Si, e molto più preziosi nella risoluzione dei problemi, ci sono i colleghi informatici) risolvere al più presto qualsiasi errore, dubbio o perplessità.